Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức
được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và các nhân. Nó xác định rõ mối
tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm gắn liền với cá nhân, bộ phận, phân hệ, của tổ chức, và các mối quan
hệ quyền lực bên trong tổ chức
2.Chức năng của tổ chức:
Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các
vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể
phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện các chiến lược của tổ chức
(*) Chức năng tổ chức bao gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức :
+ Xác định và phân loại hoạt động cần thiết
+ Hợp nhóm các hoạt động theo nguyên tắc và hoàn cảnh
+ Giao quyền hạn
+ Kết hợp ngang và dọc các mối quan hệ quyền hạn và thông tin
- Tổ chức nhân sự :
+ Phân tích nhu cầu và nguồn cán bộ quản lý
+ Tuyển chọn, sắp xếp và hòa nhập cán bộ quản lý
+ Đãi ngộ cán bộ quản lý
+ Di chuyển, đề bạt cán bộ
+ Đào tạo và phát triển cán bộ quản lý
Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lý cho quá trình
triển khai các kế hoạch, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết
định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Một tổ chức làm công tác tổ chức sẽ
hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
II. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức quản lý :
1. Chuyên môn hóa công việc:
Lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là ở chỗ thông qua việc
phân chia những nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang
tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động của
nhóm sẽ tăng lên gấp bội
Tuy nhiên chuyên môn hóa cũng có những hạn chế. Nếu như nhiệm vụ
bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách
nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình thật nhàm
chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có thể
sẽ gia tăng. Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta thường sử
dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và phong phú hóa công việc
2. Sự phân chia tổng thể thành các phân hệ bộ phận và các kiểu cơ
cấu tổ chức quản lý cơ bản
2.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá
nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng
Các ưu điểm cụ thể của cơ cấu này:
+ Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại
hàng ngày
+ Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hóa ngành nghề
+ Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
+ Đơn giản hóa việc đào tạo
+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên
+ Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất
Các nhược điểm của cơ cấu này
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các
chỉ tiêu và chiến lược
+ Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng
+ Chuyên môn hóa quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán
bộ quản lý
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu
hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có
quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị
trường
2.2 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm khách hàng địa dư
(*) Theo sản phẩm:
Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc
tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy
mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ
Những ưu điểm của mô hình này là
+ Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ
dàng
+ Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu
cuối cùng cũng hiệu quả hơn
+ Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung
+ Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm
+ Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tinh tới khi để ra quyết định
Những nhược điểm tiềm ẩn:
+ Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản
hiệu quả
+ Cần nhiều người có năng lực quản lý chung
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên
khó khăn
+ Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất
(*) Theo địa dư:
Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ
biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này,
điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định
được hợp nhóm và giao cho một người quản lý
Những ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo địa dư:
+ Chú ý đến nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương
+ Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng hoạt
động này vào các thị trường cụ thể
+ Tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa
phương
+ Có được thông tin tốt hơn về thị trường
+ Tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung
Những nhược điểm tiềm ẩn:
+ Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách
nhất quán
+ Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý
+ Công việc có thể bị trùng lặp
+ Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung
(*) Theo khách hàng
Những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản
phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều nhà cung ứng đến với việc hình thành bộ phận
dựa trên cơ sở khách hang
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tuy mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ít được sử dụng như một
mô hình duy nhất hoặc như một dạng cơ cấu tổ chức chính, song nó thường
được sử dụng cho một tổ chức tổng thể
Những ưu điểm :
+ Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn
+ Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định,
khách hàng sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét
+ Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy
+ Tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối
Những nhược điểm :
+ Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả
+ Thiếu sự chuyên môn hóa
+ Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài marketing
+ Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng
Những nhược điểm này có thể khắc phục một cách đáng kể nếu mô hình
tổ chức theo khách hàng được sử dụng hỗ trợ cho các mô hình khác chứ
không dung như một mô hình tổ chức chính
2.3 Cơ cấu tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược
Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở nên quá phức tạp,
ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị
chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế,
sản xuất và phân phối sản phẩm của mình
Về thực chất, mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược là biến thể
của các mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, địa dư khách hoặc khách
hàng. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập đảm nhận một hay một
số ngành nghề hoạt động khác nhau, với những nhà quản lý quan tâm trước
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hết tới sự vận hành của đơn vị mình và rất có thể còn được cạnh tranh với các
đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên, có một đặc trưng cơ bản để phân biệt
đơn vị chiến lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến
lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức .
Cơ cấu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến
lược, với hình thức đặc biệt nhất là các công ty mẹ nắm giữ cổ phần, quy tụ
những hoạt động không lien kết
Ưu điểm của mô hình là:
+ Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị
trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường
+ Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành
kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất
+ Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, và điều này cho
phép tăng cường, phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp
Nhược điểm là:
+ Có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến
lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức
+ Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lặp của công việc
+ Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ
thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược
+ Công tác kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn
2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
Đó là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau
Ưu điểm là :
+ Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng
+ Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia
+ Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường
Nhược điểm là:
+ Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh
+ Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra
các xung đột
+ Cơ cấu phức tạp và không bền vững
+ Gây tốn kém
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức
trong điều kiện môi trường nhanh chóng thay đổi với nhiều yếu tố bất định.
Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy được tác dụng, là sự rõ ràng
của mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận quản lý và cơ chế phối hợp
Thông thường tổ chức lấy một lọai mô hình nào đó làm cơ sở và đưa
thêm vào đó các mô hình tổ chức khác nếu thấy cần thiết. Ưu điểm lớn nhất
của mô hình hỗn hợp là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng
được các ưu thế của mô hình tổ chức chính đồng thời ít ra cũng giảm được
ảnh hưởng của các nhược điểm của nó. Các ưu điểm khác của mô hình này là:
giúp sử lý được các tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các tổ
chức lớn, và cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức
Trong chừng mực nào đó, các nhược điểm của mô hình tổ chức hỗn
hợp chính là chiếc gương phản chiếu các ưu điểm. Đó là: cơ cấu tổ chức
phức tap, có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận, phân hệ quá nhỏ và có
thể làm tăng thêm nhược điểm của mỗi loại mô hình hơn là ưu điểm. Tuy
vậy, việc kết hợp đúng đắn các mô hình thuần túy có thể giảm được các
nhược điểm nói trên
Luật sư
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3. Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo
số cấp quản lý
3.1 Cấp quản lý và tầm quản lý
Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm
quản lý (hay tầm kiểm soát) – số người và bô phận mà một nhà quản lý có thể
kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản
lý hẹp dẫn đến nhiều cấp
Trong tổ chức, cần phải quyết dịnh xem mỗi nhà quản lý có thể trực tiếp
kiểm soát được bao nhiêu thuộc cấp, và con số này là hết sức khác nhau đối
với những tổ chức khác nhau
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp, cần tìm hiểu các mối quan hệ :
- Tầm quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý có quan
hệ tỷ lệ thuận. Trong tình hình các yếu tố khác không thay đổi, nhà quản lý có
trình độ cao sẽ có tầm quản lý rộng và ngược lại
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có
quan hệ tỷ lệ nghịch. Nếu công việc quản lý ổn đinh, không phức tạp thì tầm
quản lý có thể lớn, và ngược lại nếu công việc quản lý thay đổi thường xuyên,
giàu tính sang tạo thì tầm quản lý lại nhỏ
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp
dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Thuộc cấp càng được đào tạo tốt
và có ý thức cao thì càng cần ít quan hệ tác động giữa cấp trên và cấp dưới
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ,
quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận. Nếu một người được đào tạo
tốt, tiến hành một nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có đủ quyền hạn để thực
hiện nó một cách có hiệu quả, thì sẽ chỉ cần thời gian và sự chú ý tối thiểu của
cấp trên
- Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm
Luật sư
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
quản lý. Một hệ thống có khả năng cung cấp và truyền đạt thong tin cũng như
quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ sẽ rút ngắn khoảng cách
giữa cấp trên và cấp dưới
3.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý
Căn cứ vào số cấp bậc quản lý, tồn tại ba mô hình cơ cấu tổ chức là cơ
cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp nhọn, và cơ cấu mạng lưới
3.2.1 Cơ cấu nằm ngang
Mô hình cơ cấu tổ chức: Ví dụ của một văn phòng luật
Đặc điểm của mô hình cơ cấu nằm ngang:
- Chỉ có một vài cấp quản lý
- Quản lý theo phương thức phi tập trung
- Tổng hợp hóa hoạt động
- Công việc được xác định khái quát
- Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận
- Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm
- Di chuyển nhân lực theo chiều ngang
- Tập trung sự chú ý vào khách hàng
Trưởng văn
phòng luật
Luật sư Luật sư Luật sư
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3.2.2 Cơ cấu hình tháp
Mô hình cơ cấu tổ chức:
Đặc điểm của mô hình:
- Nhiều cấp bậc quản lý
- Quản lý theo phương thức hành chính
- Chuyên môn hóa hoạt động
- Mô tả công việc chi tiết
- Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và các bộ phận
- Các cá nhân làm việc độc lập
- Di chuyển nhân lực theo chiều dọc
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét