Tài liệu CHƯƠNG 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL docx

Chương 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 125

• Dữ liệu dạng giờ (Time)
Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của
Windows mặc nhiên là giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM). Ngược lại Excel

sẽ hiểu là
kiểu chuỗi. Mặc nhiên
dữ liệu kiểu Time

được canh phải trong ô
.
Dữ liệu kiểu Time cũng được xem như là dữ liệu kiểu số. 0:0:0 có giá trị là 0, 24:0:0
có giá trị là 1, 36:0:0 có giá trị là 1.5, …
Khi nhập dữ liệu kiểu Time, có thể bỏ qua tên buổi (AM/ PM)
Ví dụ: 16:30:36 có thể nhập là 16:30:36 hoặc 4:30:36 PM
15.4.2. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
Khi nhập vào bao gồm các ký tự chữ và chữ s
ố. Mặc nhiên dữ liệu kiểu chuỗi sẽ
được canh lề trái trong ô
.
Lưu ý:

- Nếu muốn nhập chuỗi số thì thực hiện một trong 2 cách:
Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước khi nhập dữ liệu số.
Cách 2:
Xác định khối cần nhập dữ liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh
Format/Cells/Number/Text.
- Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải được bao quanh bởi dấu nháy kép “ “.
15.4.3. Dữ liệu kiểu công thức (Formula)
Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu công thức khi ta nh
ập vào bắt đầu bằng dấu =.
Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết
quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một
thông báo lỗi). Công thức được xem như là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.
+ Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>.
+ Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, đị
a chỉ vùng.
Hình 15.6: Thay đổi qui định kiểu Date
1.
Dạng hiển thị ngày/tháng/ năm.
2. Nhập vào dấu phân cách ngày,
tháng, năm.
3.
Dạng ngày tháng đầy đủ.
1
2
3
Chương 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 126
Ví dụ: =SQRT(A1)+10*B3
=RIGHT(“Microsoft Excel”,5)
=MAX(3,-7,0,SUM(A2:A10))
Nếu trong công thức có nhiều dấu ngoặc thì qui tắc tính như sau:
 Ngoặc trong tính trước, ngoặc ngoài tính sau.
 Trong ngoặc tính trước, ngoài ngoặc tính sau.
 Ưu tiên cao tính trước, ưu tiên thấp tính sau.
 Bên phải tính trước, bên trái tính sau.
• Độ ưu tiên của các toán tử
ĐỘ ƯU TIÊN TOÁN TỬ Ý NGHĨA
1 ( ) Dấu ngoặc đơn
2 ^ Luỹ thừa
3 - Dấu cho số âm
4 *, / Nhân/ chia
5 +, - Cộng/ trừ
6
=, <>
>, >=
<, <=
Bằng nhau, khác nhau
Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng
Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng
7 NOT Phủ định
8 AND Và (điều kiện đồng thời)
9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời)
10 & Toán tử ghép chuỗi
Ví dụ
: Tính giá trị biểu thức:
2^6 * 3 - 5*6 + (22 – 16) / 3
= 64 * 3 – 30 + 6 / 3 = 192 – 30 + 2 = 164
• Bảng chân trị của các hàm NOT, AND, OR
A B NOT (A) AND (A, B) OR (A, B)
False False
True False
False
False True
True False True
True False False
False True
True True False True
True
• Có hai cách nhập công thức
Ví dụ
: để nhập công thức =A2+B2+C2 vào ô D2
Cách 1: nhập trực tiếp
 Đặt con trỏ tại ô D2.
 Nhập =A2+B2+C2
 Gõ phím Enter.
Chương 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 127
Cách 2: nhập theo kiểu tham chiếu (kết hợp chuột/ bàn phím để chọn ô, vùng)
 Đặt con trỏ tại ô D2.
 Nhập =
 Chọn ô A2, nhập +, chọn ô B2, nhập +,
chọn ô C2
 Gõ phím Enter.

15.5. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ VÀ CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP
15.5.1. Các loại địa chỉ
• Địa chỉ tương đối
- Qui ước viết: <tên cột><chỉ số hàng>, chẳng hạn A1, B2,
- Trong quá trình sao chép công thức thì các địa chỉ này sẽ tự động thay đổi theo
hàng, cột để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
Ví dụ: Giả sử ô C3 có công thức =A1+1, trong đó ô A1 gọi là ô liên hệ.
Ô C3 có mối liên hệ với ô A1 như sau:
C3 cách A1 hai cột về phía trái
và C3 cách A1 hai dòng về
phía trên.
Mối liên hệ này phải được bảo tồn khi sao
chép công thức tại ô C3 đến địa chỉ khác.
Khi sao chép công thức này tới ô D5 thì công
thức tại D5 có dạng giống công thức tại C3 nhưng
địa chỉ đã thay đổi, ô liên hệ trong công thức tại ô
D5 là ô cách D5:
Hai cột về phía trái  cột B
Hai dòng về phía trên  dòng 3
Như vậy công thức tại ô
D5
phải là
=B3+1

• Địa chỉ tuyệt đối
- Qui ước vi
ết
:
$<tên cột>$<chỉ số hàng>
, chẳng hạn $A$1, $B$2,
- Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này sẽ không bao giờ thay đổi.
Ví dụ
: Giả sử ô
C3
có công thức
=$A$1+1

Khi sao chép công thức này tới ô D5 thì
công thức tại D5 vẫn là =$A$1+1



•
Địa chỉ bán tuyệt đối (địa chỉ hỗn hợp)
- Qui ước viết: cột tuyệt đối: $<tên cột><chỉ số hàng>
hàng
tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ số hàng>, chẳng hạn $A1, B$2,
=
A1+1
=
B3+1
Hình 15.8: Địa chỉ tương đối
=
$A$1+1
=
$A$1+1
Hình 15.9: Địa chỉ tuyệt đối
Hình 15.7: Nhập công thức
theo
k
iểu tham chiếu
Chương 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 128
- Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này chỉ thay đổi ở thành phần tương đối
còn thành phần tuyệt đối thì không thay đổi.
Ví dụ:






Ghi chú : Có thể sử dụng phím F4 để luân chuyển giữa các loại địa chỉ trên.








15.5.2. Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel
Khi Excel không tính được một công thức thì chương trình sẽ báo lỗi sai, bắt đầu
bằng dấu #. Sau đây là các lỗ
i thường gặp:
Lỗi báo Nguyên nhân
# DIV/0! Trong công thức có phép tính chia cho số không (0)
#N/A
Công thức tham chiếu đến ô có mục nhập #N/A hoặc gõ một số hàm
không có đối số
#NAME? Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được
#NULL!
Xảy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng trong thực tế 2 vùng đó
không giao nhau
#NUM! Xảy ra khi dữ liệu số có sai sót
#REF! Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ
#VALUE! Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu

Hình 15.10: Địa chỉ hỗn hợp
=
A$1+1
=
B$1+1
=
$A1+1
=
$A3+1
Hình 15.11: Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ
=C3 =C$3
=$C$3
=$C3
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 129
CHƯƠNG 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
oOo
Sau khi nhập và hiệu chỉnh thông tin trong các ô của bảng tính, bạn có thể hiệu chỉnh
bảng tính như thay đổi kích thước của hàng, cột, chèn và xóa hàng và cột, sao chép dữ liệu,
, cũng như định dạng dữ liệu để làm nổi bật những yếu tố quan trọng và làm cho bảng
tính dễ đọc hơn.
Trong chương này bạn sẽ học cách hiệu chỉnh hàng và cột của bảng tính, định dạng
cách hiển th
ị của dữ liệu, canh lề, chọn Font chữ, kẻ khung và tô màu, thay đổi chiều rộng
của cột và chiều cao của hàng, các thao tác trên tập tin,
16.1. XỬ LÝ TRÊN VÙNG
Phần này sẽ giới thiệu cho bạn những kỹ năng hiệu chỉnh sau:
- Cách chọn các ô và dãy ô (Range).
- Đặt tên cho vùng
- Cách xóa ô (Clear và Delete).
- Cách sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền đầy dữ liệu.
- Cách di chuyển dữ liệu từ ô này sang ô khác.
16.1.1. Các loại vùng và cách chọn


1. Chọn toàn bộ bảng tính.
2. Chọn cột.
3. Chọn hàng.
4. Chọn dãy ô liên tục.
5. Chọn dãy ô không liên tục.
1
3
2
4
5
Hình 16.1: Các loại vùng và các chọn
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 130
Loại vùng Cách chọn
Vùng chỉ một ô Click vào ô cần chọn.
Vùng nhiều ô liên tục
- Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuối của vùng.
- Keyboard: Đưa con trỏ về ô đầu tiên, nhấn giữ phím
Shift kết hợp với các phím mũi tên.
- Mouse + Keyboard: Đưa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn
giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng.
Nhiều ô cách khoảng Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô.
Nhiều vùng cách khoảng Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt từng vùng.
Nguyên cột
Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu
chọn nhiều cột).
Nguyên dòng
Click vào chỉ số hàng, Drag tiếp đến hàng cuối (nếu chọn
nhiều hàng).
Toàn bộ Sheet
Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và
thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Một phần của ô
D_Click vào ô cần chọn (hoặc Đặt trỏ vào ô, gõ phím F2),
sau đó chọn giống như chọn văn bản thông thường.
16.1.2. Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define)
Để thuận tiện cho các thao tác trên dữ
liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu
được chọn như sau:
- Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.
- Chọn lệnh Insert/ Name/ Define.
- Nhập tên vùng vào mục Names in
workbook.
- Click OK hoặc Add.


16.1.3. Xoá bỏ dữ liệu (Edit/ Clear)
- Chọn vùng dữ liệu cần xoá.
- Chọn lệnh Edit/ Clear.
- Chọn cách xoá dữ liệu.

16.1.4. Sao chép dữ liệu t
ừ ô này sang ô khác và điền dữ liệu (Fill)
a. Sử dụng chức năng Copy và Paste để sao chép dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.
- Vào menu Edit/ Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy
.
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste
.
Hình 16.2: Đặt tên cho vùng

Hình 16.3: Xoá bỏ dữ liệu
Tất cả
Định dạng
N
ội dung
Ghi chú
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 131
b. Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill và menu Insert/Fill
Excel sẽ tăng tốc việc nhập dữ liệu vào bảng tính bằng cách điền tự động một dãy ô
với một giá trị lặp hoặc được tăng theo thứ tự.
Ví dụ: bạn có thể sao chép một giá trị giống nhau cho nhiều sản phẩm trong một bản
báo cáo hoặc tạo phần số tăng theo quy luậ
t (như Số thứ tự).
• Sử dụng tính năng AutoFill

Khi Drag tại Fill handle xuống phía dưới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các
giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ô đã được chọn. Khi bạn Drag tại Fill handle lên
phía trên hoặc sang trái, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị giảm dần cũng dựa trên mẫu đó.
• Sử dụng menu Edit/ Fill

Ngoài tính năng AutoFill, bạn còn có thể sử dụng bộ lệnh Fill từ menu Edit để thực
hiện những sao chép đơn giản.
- Điền lên (Up), xuống (Down), sang phải (Right) và trái (Left)

Cách thực hiện:
+ Đặt con trỏ lên ô mà bạn muốn sao chép
và Drag đến những ô bạn muốn điền vào.
+ Chọn menu Edit/Fill, sao đó chọn lệnh
từ menu con Fill thích hợp với hướng bạn muốn
sao chép (Down, Right, Up, Left).

- Sử dụng hộp thoại Series của Fill
Nếu bạn muốn xác định một chuỗi tùy biến, chọn vùng bạn muốn điền và chọn lệnh
Edit/ Fill / Series:








Hình 16.5: Edit/Fill, hướng là Down
Drag vào
Fill handle
AutoFill
AutoFill
Hình 16.4: Tự động điền dữ liệu
Hình 16.6: Hộp thoại Series
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 132













16.1.5. Di chuyển dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần di chuyển.
- Vào menu Edit/ Cut; hoặc nhấn Ctrl + X; hoặc Click vào nút Cut
.
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.
- Vào menu Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste
.
Lưu ý: Để di chuyển nhanh, bạn Drag
vào đường biên (không phải điểm Fill
Handle) của khối đến vị trí mới.





16.2. THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ HÀNG
16.2.1. Thêm hàng, cột hoặc ô mới vào bảng tính.
a. Thêm hàng (Row)
+ Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào.
+ Vào menu
Insert/ Rows
;

hoặc
R_Click
, chọn
Insert.
Lưu ý: hàng mới được thêm vào sẽ đẩy hàng được chọn xuống phía dưới.
b. Thêm cột (Column)
+ Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào.
+ Vào menu Insert/ Columns; hoặc R_Click, chọn Insert.
Lưu ý: cột mới được thêm vào sẽ đẩy cột được ch
ọn sang bên phải.
E
dit Fill /Series:
- Series in: Column.
- Type: Linear.
- Step Value: 1.
E
dit Fill /Series:
- Series in: Column. - Step Value: 1.5
- Type: Linear. - Stop Value: 10
Hình 16.7: Điền dữ liệu bằng hộp thoại Series
Drag chuột vào đây
Hình 16.8: Di chuyển dữ liệu
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 133
c. Thêm ô mới
+ Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào.
+ Vào menu Insert/ Cells; hoặc R_Click, chọn Insert , xuất hiện hộp thoại sau:








16.2.2. Xóa hàng, cột, hoặc ô
- Xóa hàng/ cột
+ Chọn các hàng/ cột cần xóa.
+ Vào menu
Edit / Delete
; hoặc
R_Click
chọn
Delete
.

- Xóa ô :
+ Chọn các ô cần xóa.
+ Vào menu Edit / Delete ; hoặc R_Click chọn Delete








16.2.3. Thay
đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng.
a. Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng bằng tay
- Đặt con trỏ chuột ngay cạnh của cột hoặc hàng (hoặc khối đã chọn) cần thay đổi.
- Drag sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng của cột; Drag lên trên hoặc
xuống dưới để thay đổi chiều cao của hàng.






1
2
3
4
1. Chèn 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu củ
a
ô hiện hành bị đẩy sang phải.
2. Chèn 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu củ
a
ô hiện hành bị đẩy xuống dưới.
3. Chèn hàng.
4. Chèn cột.
Hình 16.9: Thêm ô mới
1
2
3
4
1.
Xoá 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô
bên phải được đẩy qua ô hiện hành.
2.
Xoá 1 ô hoặc nhiều ô, dữ liệu của ô
bên dưới được đẩy lên ô hiện hành.
3. Xoá hàng.
4. Xoá cột.
Hình 16.10: Xoá ô
Drag chuột vào đây
Drag
chuột
vào
đây
Hình 16.11: Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng
Chương 16: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG EXCEL
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 134
Lưu ý: Bạn có thể D_Click vào cạnh để tự động điều chỉnh kích thước cột, hàng cho
vừa với dữ liệu.
b. Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng bằng menu Format
- Chọn khối cần thay đổi.
- Vào menu Format/Row (hoặc Column)
+ Chọn Height để thay đổi chiều cao
của hàng (hoặc chọn
Width
để thay đổi độ
rộng của cột).
+ Chọn AutoFit để tự động điều
chỉnh kích thước cho vừa với dữ liệu.
16.2.4. Lệnh Undo, Redo và Repeat
a. Lệnh Undo
Trong quá trình thao tác trên bảng tính, nếu bạn có phạm sai lầm nào đó như khi xóa
nhầm khối dữ liệu hoặc thực hiện nhầm một lệnh nào đó, bạn có thể hủy bỏ lỗi đó bằng
cách sử dụng chức năng Undo.
Menu Edit/ Undo; hoặc Click
vào nút Undo ; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.
b. Lệnh Redo
Lệnh Redo dùng để hủy bỏ thao tác Undo vừa thực hiện.
Menu
Edit/ Redo
; hoặc Click vào nút
Redo

; hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl +Y.
b. Lệnh Repeat
Lệnh Repeat dùng để lặp lại thao tác vừa thực hiện.
Menu Edit/ Repeat; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +Y.
16.3. ĐỊNH DẠNG CÁCH HIỂN THỊ DỮ LIỆU
16.3.1. Định dạng hiển thị dữ liệu số
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn menu Format/ Cells/
Number.
- Chọn quy định cách thể hiện số
cho dữ liệu trong hộp thoại Format
Cells.
Dữ liệu số khi nhập vào một ô trên
bảng tính sẽ phụ thuộc vào 2 thành phần:
Loại (Category) và Mã định dạng
(Format code). Một số có thể hiển thị
theo nhiều loại như Number, Date,
Percentage, Trong mỗi loại lại có nhiều
cách chọn mã định dạng.
Chọn loại thể hiện ở khung
Category:
Hình 16.12: Thay đổi chiều cao của hàng

Hình 16.13: Định dạng hiển thị dữ liệu số

Xem chi tiết: Tài liệu CHƯƠNG 15: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL docx