Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Theo định nghĩa này thì tổ chức có những đặc điểm nổi bật:
- Định nghĩa này nhấn mạnh yếu tố con người, con người tạo nên tổ
chức, con người quan trọng hơn máy móc, nhà xưởng.
- Ở một chừng mực nào đó thì con người trong tổ chức làm việc phải
hướng tới mục tiêu chung và phối hợp các hoạt động với nhau để đạt được
mục tiêu đó.
- Mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức cần phải được xác
định rõ ràng và theo một cơ cấu nhất định.
3. Cơ cấu tổ chức.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức nhưng có hai định
nghĩa được đề cập nhiều trong các tài liệu chuyên ngành:
- Năm 1998, Roobin đưa ra định nghĩa: Cơ cấu tổ chức xác định các công
việc được tập hợp, phân công và phối hợp một các chính xác như thế nào.
- Năm 2001, Griffin và Moorhead lại cho rằng: Cơ cấu tổ chức là hệ
thống các nhiệm vụ, các mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm duy trì sự hoạt
động của tổ chức.
4. Quản lý.
Có nhiều khái niệm về quản lý khác nhau nhưng quan điểm về quản lý
được được các nhà kinh quản lý sử dụng nhiều là: Quản lý là sự tác động của
chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong
điều kiện biến động của môi trường.
Theo định nghĩa này thì quản lý có các đặc điểm:
- Bao gồm chủ thể quản lý đưa ra các quyết định và đối tượng quản lý
thức hiện các quyết định đó.
- Một mục tiêu chung cho đối tượng quản lý và chủ thể quản lý làm cơ
sở cho chủ thể quản lý đưa ra các quyết định.
- Chủ thể quản lý phải thực hiện hành động.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
5. Bộ máy quản lý.
Mỗi tổ chức đều cần có một bộ máy quản lý để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ của tổ chức một cách có hiệu quả. Bộ máy quản lý là hệ thống
những con người cùng các phương tiện của tổ chức, được liên kết theo một số
nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lý
toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Bộ máy quản lý bao gồm hai hệ thống có sự tách rời:
- Hệ thống chỉ huy bao gồm công cụ quản lý là các quyết định và
quyền lực của chủ thể quản lý để tác động vào đối tượng bị quản lý.
- Hệ thống chức năng bao gồm những công việc, chức năng và nhiệm
vụ được xác định cụ thể cho từng đối tượng, từng cấp, từng lĩnh vực.
6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận hợp thành,
trong đó các bộ phận này có mối quan hệ hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được
chuyên môn hóa thực hiện các phần việc nhất định với những trách nhiệm và
quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng và mục tiêu
chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm:
- Bộ phận quản lý: phòng marketing, phòng kế hoạch
- Cấp quản lý: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng
II. CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ.
Tùy thuộc vào đặc điểm, nhiệm vụ và phương pháp khác nhau mà có
các kiểu tổ chức:
1. Cơ cấu trực tuyến.
Đây là cơ cấu đơn giản nhất, trong đó chỉ có cấp trên và cấp dưới, tức
là mỗi người cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ một người cấp trên mà
không phải chịu sự quản lý của trưởng các bộ phận khác.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến.
- Ưu điểm: mệnh lệnh được thực hiện nhanh, tránh trùng lặp các quyết
định, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng nó tỏ ra rất phù hợp
đối với các tổ chức mới được thành lập khi mà mọi hoạt động của tổ chức
chưa đi vào ổn định và chưa phức tạp cần có sự chỉ đạo thống nhất, nó bảo vệ
nguyên tắc chế độ một thủ trưởng.
- Nhược điểm: người lãnh đạo phải có kiến toàn diện để có thể giải
quyết nhiều công việc chuyên môn cùng một lúc, không tận dụng được các
nhà chuyên môn giúp trong việc đưa ra các quyết định, cơ cấu này khá cứng
nhắc làm giảm hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bộ phận ảnh hưởng đến
tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động của bộ máy quản lý.
2. Cơ cấu theo chức năng.
Cơ cấu này có đặc điểm là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ
phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người
lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng
nhất định. Mối quan hệ giữa các bộ phận, thành viên trong tổ chức rất phức
tạp, đều phải tuân thủ theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo tuyến 1Người lãnh đạo tuyến 1
Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu chức năng.
- Ưu điểm: giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung, thu hút được
các chuyên gia vào công tác quản lý chuyên môn.
- Nhược điểm: có nhiều cấp trên dẫn đến vi phạm chế độ một thủ
trưởng, khó khăn trong việc xác định trách nhiệm giữa các phòng ban, dễ dẫn
đến rối loạn trong quản lý vì nhân viên phải chịu sự tác động nhiều phía.
3. Cơ cấu trực tuyến – chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp hai cơ cấu trên, bộ phận chức năng chỉ làm
nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt
động của cán bộ trực tuyến. Mối quan hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo
theo trực tuyến, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức khá toàn diện để có
thể thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận
chức năng trong hoạt động của tổ chức.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng B
Đối tượng quản lý
1
Đối tượng quản lý
2
Đối tượng quản lý
3
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng.
- Ưu điểm: khắc phục được nhược điểm của hai loại cơ cấu trên, làm
tăng tính linh hoạt trong hoạt động quản lý của tổ chức và thu hút được các
nhà chuyên môn trong việc đưa ra các quyết định.
- Nhược điểm: Phải kết hợp được bộ phận trực tuyến và chức năng nếu
không sẽ gây ra tình trạng nhiều ý kiến trái khác nhau cùng được đưa ra dẫn
đến chậm chễ trong giải quyết công việc liên quan nhiều bộ phận chức năng.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý
1
Người lãnh đạo cấp 1
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo cấp 2
Người lãnh đạo chức
năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Đối tượng quản lý
2
Đối tượng quản lý
3
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
4. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu.
Cơ cấu này giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, người lãnh đạo là
người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định khi gặp khó khăn sẽ tham khảo
ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Bộ phận tham mưu
sẽ nhỏ gọn hơn, không cồng kềnh như các phòng ban do bộ phận tham mưu
chỉ bao gồm một số chuyên gia giỏi.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu.
- Ưu điểm: bảo vệ được nguyên tắc một thủ trưởng, khai thác được khả
năng của các chuyên gia, mỗi cấp dưới chỉ thực hiện theo quyết định của thủ
trưởng của mình, hạn chế được chốn tránh trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
- Nhược điểm: Người lãnh đạo ít tiếp xúc hơn với cấp dưới, các quyết
định đưa ra sẽ chậm do phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Người lãnh đạo
Tham mưu 1 Tham mưu 3Tham mưu 2
Tham mưu 1Tham mưu 2 Tham mưu 2Tham mưu 1
Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2
Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
III CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ.
Các yếu tố cần thiết tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm:
1. Phân công lao động (chuyên môn hóa công việc) .
Phân công lao động chỉ mức độ của các công việc trong tổ chức được
phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau do
những người lao động có chuyên môn khác nhau thực hiện.
Phân công lao động chính là việc chia nhỏ một công việc thành các
công việc nhỏ hơn hay các bước công việc mà mỗi bước này do một người
đảm nhận, tức là mỗi người chỉ đảm nhận một phần của công việc chứ không
thực hiện toàn bộ một công việc trọn vẹn.
- Ưu điểm: Tăng năng suất lao động do người lao động chỉ chuyên
thực hiện một số công việc nhất định nên dễ đạt được trình độ lành nghề. Do
được chuyên môn hóa nên người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất
định thì việc đào tạo chỉ chú trọng vào một số thao tác từ đó thuận lợi việc
đào tạo lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo.
- Nhược điểm: do người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất
định nên dễ dẫn đến nhàn chán, stress cho người lao động và có thể dẫn đến
tai nạn lao động.
2. Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý (phạm vi quản lý) .
Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý được hiểu là số lượng nhân viên
ở các cấp mà một người quản lý có thể điều hành một cách có hiệu quả.
Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý có thể rộng hay hẹp tùy theo
điều kiện thực tế mà mỗi tổ chức sẽ có cách thực hiện khác nhau. Nếu phạm
vi quản lý rộng thì bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn, tiết kiệm chi phí nhưng sẽ
khó khăn cho người quản lý vì đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ năng
hơn. Nếu phạm vi quản lý mà hẹp thì việc thực hiện chức năng quản lý cho
từng bộ phận sẽ tốt nhưng như vậy thì bộ máy sẽ cồng kềnh làm tăng chi phí
của tổ chức làm giảm hiệu quả hoạt động.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Các điều kiện để lựa chọn phạm vi quản lý tối ưu:
- Sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Tính tương đồng của những nhiệm vụ trong mỗi bộ phận.
- Các hình thức thông tin mà những người ở từng bộ phận cần.
- Khác biệt về nhu cầu tự quản của những thành viên trong tổ chức.
- Mức độ tiếp xúc hay giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên.
3. Hệ thống điều hành.
Xuất phát từ nhu cầu của người quản lý trong việc phối hợp các hoạt
động của những nhân viên trong tổ chức. Hệ thống điều hành được hiểu là
một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất đến thấp
nhất trong tổ chức. Hệ thống điều hành có tác dụng phối hợp các hoạt động
giữa các vị trí khác nhau trong tổ chức khi các vị trí đã được trao trách nhiệm
và quyền hạn nhất định.
Hệ thống điều hành liên quan chặt chẽ đến quy mô của tổ chức và
phạm vi quản lý. Quy mô tổ chức càng lớn thì hệ thống điều hành càng lớn,
số bậc quyền lực trong tổ chức càng nhiều và ngược lại. Hệ thống điều hành
có quan hệ với phạm vi quản lý ở phương diện số lượng cấp bậc quyền lực
trong tổ chức, phạm vi quản lý hẹp thì số cấp bậc quản lý nhiều và ngược lại.
4. Bộ phận hóa.
Bộ phận hóa được thực hiện sau khi tiến hành chuyên môn hóa làm cho
những công việc kết hợp với nhau và phân bố thành những nhóm công việc.
Các hình thức của bộ phận hóa:
- Bộ phận hóa theo chức năng: tập hợp và phối hợp những công việc,
nhiệm theo các chức năng như sản xuất, quản trị nhân lực có thể được áp
dụng trong mọi tổ chức.
- Bộ phận hóa theo sản phẩm: đây là hình thức mà những người lao
động cùng làm việc với một sản phẩm, dịch vụ hay công đoạn sản phẩm sẽ là
thành viên của một bộ phận mà không phụ thuộc vào chức năng của họ.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Bộ phận hóa theo khu vực địa lý lãnh thổ: là nhóm người lao động
được tổ chức theo khu vực địa lý, theo đó hình thành các khu vực địa lý như:
thị trường Bắc Mỹ, thị trường Nam Mỹ, thị trường Châu Á, thị trường Châu
Âu
- Bộ phận hóa theo khách hàng: để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mỗi
nhóm khách hàng, vì mỗi khách hàng có nhu cầu khác nhau nên việc phân
chia như vậy sẽ dễ dàng cung cấp dịch vụ và sản phẩm.
5. Tập quyền và phân quyền.
Có thể hiểu tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết
định được tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức.
Từ định nghĩa trên ta có thể thấy rằng tính tập quyền thể hiện ở việc các
quyết định quan trọng trong tổ chức hầu như không có hoặc rất ít có sự tham
gia của các nhân viên cấp dưới. Ngày nay, có một số công ty tham khảo ý
kiến của các nhân viên trong việc đưa ra một số quyết định quan trọng của
công ty điều đó làm người lao động thỏa mãn hơn với công việc, tạo tính tự
giác cho người lao động vì quyết định đó có sự tham gia của chính họ.
Phân quyền được hiểu là một cách khuyến khích người lao động ở mọi
cấp trong tổ chức tham gia vào quá trình ra quyết định trong khi đó vẫn có thể
kiểm soát dự đoán được hành vi của họ.
Vì vậy nhà quản lý phải áp linh hoạt tính phân quyền hay tập quyền
trong tổ chức của mình một cách hợp lý nhất để có thể phát huy hết ưu điểm
và hạn chế nhược điểm của hai hình thức này.
6. Chính thức hóa.
Bất cứ quyết định quản lý nào cũng được tiến hành bằng các quy định
và luật lệ, các quy định hay luật lệ này phải dự đoán và kiểm soát được các
hành vi của người lao động trong tổ chức. Chính thức hóa là mức độ tiêu
chuẩn hóa các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông
qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Các quy định, luật lệ có thể được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc dưới
dạng các quy định ngầm giữa các thành viên trong tổ chức. Quy định ngầm
được hình thành do thói quen của người lao động trong thời gian dài khi thực
hiện các công việc đã hình thành nên các tiêu chuẩn nhất định khi thực hiện
nhưng không được quy định bằng văn bản và chúng có ảnh hưởng lớn tới
người lao động. Các quy định được thể hiện dưới dạng văn bản như: bản mô
tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn
thực hiện công việc.
IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ.
- Chức năng định hướng: là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất
trong quá trình quản lý. Nó là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức,
gắn liền với việc lựa chọn chương trình hoạt động cho tương lai.
- Chức năng tổ chức: là chức năng đặc trưng của hoạt động quản lý
bao gồm việc xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau trong tổ
chức. Chức năng này luôn đòi hỏi sự thích ứng và năng động.
- Chức năng phối hợp: thực hiện chức năng làm cho tổ chức hoạt động
dựa trên những kế hoạch đã được thiết lập. Chức năng này thực hiện nội dung
chủ yếu là khởi động và duy trì hoạt động của tổ chức kế hoạch đề ra thông
qua các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và phối hợp các hoạt động
một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
- Chức năng kiểm tra: đây là chức năng cơ bản nó đòi hỏi người cán bộ
quản lý phải thường xuyên xem xét lại quyết định của mình và có sự điều
chỉnh cho phù hợp với những biến đổi mới trong thực tế.
- Chức năng điều chỉnh: luôn luôn đi cùng chức năng kiểm tra. Tức là
phải thường xuyên xem xét, đánh giá và phát hiện các yếu tố bất ổn trong hệ
thống từ đó có các biện pháp điều chỉnh để tổ chức luôn luôn hoạt động trong
trạng thái tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét