Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
không thể thiếu. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc
không thể tiến hành được. Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới
chất lượng sản phẩm.
Đồng thời vai trò của nguyên vật liệu còn thể hiện ở chỗ: nếu xét về mặt vật
chất thì nguyên vật liệu chính là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn
về mặt giá trị thì nó lại là một bộ phận chủ yếu của vốn lưu động, thường chiếm
40% - 60%, hơn nữa trong cơ cấu giá thành thì chi phí về nguyên vật liệu thường
chiếm một tỷ trọng khá cao, tới 60% - 80%.
Vì vậy, có thể nói nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng không thể
thiếu trong quá trình sản xuất mà còn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong lĩnh
vực quản lý giá thành và tài chính, kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Quản lý vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý
doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải quan tâm chú trọng và đưa ra
những biện pháp quản lý phù hợp. Tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ
vào đặc điểm lý hoá của từng loại vật liệu sử dụng mà mỗi doanh nghiệp lại có
những biện pháp quản lý khác nhau.
Nhưng nói chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải
quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản cho tới khâu
sử dụng và dự trữ. Cụ thể:
- Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách,
chủng loại, phẩm chất, giá mua cũng như chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch
mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo cung
ứng kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo đủ về sản lượng, đúng về
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
chất lượng và hợp lý về giá cả, kế hoạch, không nên mua nhiều gây ứ đọng
vốn cũng không nên mua ít mà làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Đồng thời phải thường xuyên phân tích đánh gía tình hình thực hiện kế
hoạch thu mua vật tư, lựa chọn nguồn cung cấp tốt nhất.
- Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thựu hiện đúng chế
độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm
bảo an toàn.
- Khâu sử dụng: Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời
tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các
định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu, từ đó hạ thấp được giá thành
sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Khâu dự trữ: Xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, mức dự trữ
thường xuyên, dự trữ bảo hiểm… một cách hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản
xuất được diễn ra liên tục, ổn định và bình thường, tránh tình trạng phải
ngưng sản xuất do cung ứng không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá
mức, ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn.
Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý trên, với tư cách là một công cụ quản lý hữu
hiệu, không thể thiếu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế
toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu
về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
1.1.4. Ý nghĩa của việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu
Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất, việc quản lý
vật liệu trở thành một yêu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp sản xuất trong đó
công tác kế toán vật liệu được đặc biệt coi trọng.
Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua đên sử dụng sẽ
gíup cho các nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt được những thông tin kịp thời về
nguyên vật liệu để đưa ra các quyết định quản lý, giúp cho bộ phận kế hoạch lập
dự toán chi phí về nguyên vật liệu hợp lý, … nhằm cung cấp nguyên vật liệu kịp
thời cho nhu cầu sản xuất đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của
doanh nghiệp.
Tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình xuất dùng
nguyên vật liệu sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm
và có hiệu quả, từ đó sẽ hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu
nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp.
Như vậy có thể nói: việc tổ chức công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa rất quan
trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu
quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán
vật liệu trong các doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết, là một tất yếu đòi hỏi của
công tác quản lý.
1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất
1.2.1Phân loại, đánh gía nguyên vật liệu
1.2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ
khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng và tính chất lý hoá học khác
nhau. Hơn nữa chúng lại biến động tăng giảm liên tục, thường xuyên, hàng ngày
trong quá trình sản xuất. Vì vậy, để có thể quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần thiết phải tiến hành
phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng
nhóm … dựa vào một tiêu thức nhất định.
Tuỳ vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà có thể sử dụng các phương pháp phân
loại khác nhau cho phù hợp. Nhưng nói chung, phương pháp phân loại vật liệu
được các doanh nghiệp dùng phổ biến hiện nay là phương pháp phân loại dựa vào
nội dung kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp. Theo phương pháp này thì nguyên vật liệu được chia thành các loại
sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên
thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ
khí; xi măng, gạch, ngói trong doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh
nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc… Đối với nửa thành phẩm mua
ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá thì
cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản
xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.
- Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình
sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu hay
tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, công tác sản xuất, bao
gói sản phẩm như bao bì, thuốc tẩy, nhuộm…
- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than,
củi, khí gas…
- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay
thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị
không cần lắp, vật kết cấu, … dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm
phế liệu do quá trình sản xuất loại ra hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài
sản cố định.
Ngoài ra còn có các cách phân loại khác như:
- Nếu căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu
của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật
liệu tự chế biến, gia công.
- Nếu căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì vật liệu lại được chia thành
nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất và nguyên vật liệu dùng cho các
nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tiêu thụ sản phẩm.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường rất đa dạng về chủng loại, quy
cách, kích cỡ với những đặc tính rất khác nhau, yêu cầu quản lý và công tác kế
toán vật liệu lại đòi hỏi phải phản ánh, quản lý chi tiết tới từng thứ, từng loại vật
liệu.
Bởi vậy, trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần lập danh
điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế thị trường
ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, mối
quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp,
công nghệ khoa học cũng ngày một phát triển, việc áp dụng các phần mềm tin học
vào công tác kế toán đã ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thu nhận,
xử lý một khối lượng lớn thông tin nhằm cung cấp một cách kịp thời nhất cho nhu
cầu quản lý.
Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng
( mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên
gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Ví dụ: 15211A là số danh điểm của vật liệu A
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
trong nhóm 1 loại 1.
Ở đây ta đã thực hiện công tác mã hoá. Đây là công tác tối ưu hoá rất đặc biệt.
Công tác này thay thế một thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một ký hiệu thích
ứng với mục tiêu của người sử dụng. Nói một cách đơn giản thì mã hoá một thuộc
tính của mỗi thực thể là gắn cho thực thể đó một ký hiệu mới ( gồm một ký tự hay
một nhóm ký tự). Khi ứngdụng phần mềm sử dụng cho công các kế toán thì cần
thiết phải mã hoá các đối tượng quản lý một cách chi tiết, cụ thể, càng chi tiết, cụ
thể bao nhiêu thì phần mềm sẽ nhận diện càng chính xác, tăng hiệu quả làm việc.
Từ đó đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình
biến động của các loại nguyên vật liệu. Để tiến hành công tác mã hoá, doanh
nghiệp cần phải tiến hành qua ba bước: xác định đối tượng phải mã hoá, lựa chọn
giải pháp mã hoá và triển khai thực hiện. Việc mã hoá có thể tiến hành theo
phương pháp mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã số gợi nhớ…Vật liệu ở doanh
nghiệp gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, tên gọi của chúng cũng rất dài, thông số kỹ
thuật cũng khác nhau… nên phải quy ước mã số cụ thể cho từng thứ vật liệu theo
ngôn ngữ riêng của máy để quản lý va hạch toán. Mã hoá vật liệu có thể tiến hành
theo nguyên tắc sau:
Ví dụ: 152 01 0001 Xi măng PC 30
152 01 0002 Xi măng PC 40
XXX XX XXXX
Mã số hiệu
tài khoản
Mã loại
vật liệu
Mã tên
vật liệu
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
152 02 0001 Đá 1 x 2
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
1.2.1.2.Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định. Nói cách khác nó là việc xác định trị giá của vật liệu
nhập kho, xuất kho và hiện còn trong kho theo phương pháp thích hợp. Việc đánh
giá vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu.
Thông qua việc đánh giá vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các
chi phí cầu thành nên giá vật liệu mua vào, trị gía vật liệu tiêu hao cho sản xuất.
Từ đó xác định chính xác gía trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Mặt khác, đánh
giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán đúng giá trị tài sản hiện có của doanh
nghiệp, đảm bảo cho thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp
được trung thực, hợp lý.
Để xác định chính xác, hợp lý giá vật liệu thì việc đánh giá vật liệu phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu xác thực: tức là việc đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến
hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ các chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu
đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị của vật liệu những chi phí không hợp lý,
hợp lệ.
- Yêu cầu thống nhất: việc đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo thống
nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ kế toán của doanh
nghiệp.
Đồng thời trong quá trình đánh giá vật liệu cũng cần phải chú ý đến các nguyên
tắc, khái niệm được thừa nhận trong việc đánh gía vật liệu:
- Khái niệm hoạt động liên tục: theo khái niệm này thì công việc kế toán
được đặt trong điều kiện giả thiết rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động vô
thời hạn hoặc ít nhất vẫn còn hoạt động trong thời gian một năm nữa.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
- Nguyên tắc giá phí: là một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế
toán, đòi hỏi tất cả các loại tài sản, vật tư, hàng hoá, các khoản công nợ, chi
phí phải được ghi chép, phản ánh theo giá phí ( theo trị giá vốn), tức là theo số
tiền mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những tài sản đó.
- Nguyên tắc thận trọng: theo nguyên tắc này, kế toán chỉ ghi các khoản
thu nhập khi có chứng cứ chắc chắn, còn chi phí thì được ghi ngay khi chưa
có chứng cứ chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi khi giá trị thuần có thể
thực hiện được của vật liệu mà cao hơn giá gốc thì kế toán phải ghi chép và
báo cáo theo giá gốc. Còn vào cuối niên độ, nếu giá gốc mà cao hơn thì kế
toán phải lập dự phòng giảm giá và ghi nhận vào giávốn hàng bán ( theo
chuẩn mực 02- hàng tồn kho)
- Nguyên tắc nhất quán: tức là việc áp dụng, thực hiện các khái niệm,
nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán… phải thống nhất trong
suốt các niên độ kế toán, nhằm đảm bảo số liệu thông tin kế toán trung thực,
khách quan, thống nhất và so sánh được giữa các kỳ với nhau. Nếu vì một lý
do đặc biệt nào đó mà phải thay đổi thì doanh nghiệp phải giải trình với cơ
quan quản lý chức năng.
Theo nguyên tắc đánh giá vật liệu thì vật liệu hiện có ở doanh nghiệp được phản
ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán phải theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ
số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật liệu đó. Trường hợp giá trị thuần có
thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện
được.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
* Đối với vật liệu nhập kho:
Tuỳ vào từng nguồn nhập mà giá gốc của vật liệu được xác định như
sau:
- Vật liệu mua ngoài: giá gốc bao gồm giá mua, các loại thuế không
được hoàn lại, như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu,… chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản, thuê kho, thuê bãi trong quá trình mua hàng và
các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật liệu như chi phí bảo
hiểm, tiền phạt, tiền bồi thường… Các khoản chiết khấu thương mại và giảm
giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất thì được trừ khỏi
chi phí mua.
- Vật liệu tự sản xuất: giá gốc gồm giá thực tế vật liệu xuất chế biến và
chi phí chế biến. Chi phí chế biến gồm những chi phí có liên quan trực tiếp
đến sản xuất vật liệu đó như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi, phát sinh trong quá trình
sản xuất vật liệu đó. Tại đây, ta cần chú ý một điều là , với chi phí chung biến
đổi thì được phân bổ hết vào chi phí chế biến. Tuy nhiên, với chi phí sản xuất
chung cố định thì cần xét ba trường hợp sau:
+ Một là, với trường hợp số lượng sản xuất đạt ở mức trung bình trong các
điều kiện sản xuất bình thường (công suất bình thường) thì chi phí sản xuất
chung cố định được phân bổ vào chi phí sản xuất cho mỗi đơn vị sản xuất
ra dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất.
+ Hai là, trường hợp mức sản xuất thực tế cao hơn mức bình thường thì
chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị theo chi phí
thực tế phát sinh.
+ Ba là, trường hợp mức sản xuất thực tế thấp hơn công suất bình thường
thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế biến
cho mỗi đơn vị vật liệu sản xuất ra theo mức công suất bình thường.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét