Cung ứng hàng hoá là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại
Trong bất doanh nghiệp thơng mại nào hoạt động kinh doanh cũng bắt đầu từ việc
tổ chức mua hàng và kết thúc bằng việc bán hàng. Nhng muốn có hàng để bán cho
khách hàng thì trớc hết doanh nghiệp luôn phải đợc cung ứng hàng hoá .
Để hiểu rõ hơn về cung ứng hàng hoá ta sẽ xem xét đến 3 khái niệm mua hàng,
thu mua và cung ứng .
*Mua hàng
Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản của mọi tổ chức. Mua hàng gồm
những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, hàng hoá,
trang thiết bị, các dịch vụ để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Các hoạt động đó bao gồm:
1)Phối hợp cácphòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu,
máy móc cần cung cấp
2)Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lợng hàng hoá thực sự
cần mua
3)Xác định các nhà cung cấp tiềm năng
4)Thực hiện nghiên cứu thị trờng cho những hàng hoá nguyên vật liệu quan trọng
5)Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng
6)Phân tích các đề nghị
7)Lựa chọn nhà cung cấp
8)Soạn thảo đơn đặt hàng, hợp đồng
9)Thực hiện các hợp đồng và giải quyết vớng mắc gặp phải
10)Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng
*Thu mua
Thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ doanh nghiệp, là sự phát triển, mở rộng
chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua ngời ta chú trọng nhiều
hơn đến các vấn đề mang tính chiến lợc. Cụ thể thu mua bao gồm các hoạt động:
1)Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết
kỹ thuật
5
2)Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích
có giá trị
3)Thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về thị trờng hàng hoá nguyên vật liệu
4)Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng
5)Quản trị chất lợng của các nhà cung cấp
6)Quản trị quá trình vận chuyển
7)Quản trị các hoạt động mang tính đầu t nh : tận dụng sử dụng lại các nguyên vật
liệu
*Cung ứng
Đây là sự phát triển ở một bớc cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua
chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật thì cung ứng tập trung chủ yếu
vào các chiến lợc. Những hoạt động cụ thể của cung ứng là:
1)Đặt quan hệ trớc để mua hàng và đặt quan hệ trớc với các nhà cung cấp ngay
trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của
các sản phẩm quan trọng
2)Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua
3)Sử dụng nhóm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chon nhà cung ứng
4)Sử dụng sự thoả thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lợc với các
nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ thân thiện và các mối quan hệ có lợi cho
cả đôi bên với những nhà cung cấp chủ yếu cũng nh để quản lý chất lợng và chi
phí
5)Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trờng cung ứng của công
ty
6)Phát triển các chiến lợc
7)Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng
8)Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lợc phối hợp
Sau khi xem xét 3 khái niệm trên, ta nhận thấy giữa mua hàng, thu mua và cung
ứng có mối quan hệ mật thiết, là các bớc tiến hoá của cung ứng. Hình thức sau
bao gồm hình thức trớc và có phạm vi hoạt động rộng hơn, mang tính chiến lợc
nhiều hơn.
6
1.3.2-Nội dung của cung ứng hàng hoá
Hoạt động cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại bao gồm có hoạt
động mua hàng và dự trữ hàng hoá để đảm bảo công biệc kinh doanh của doanh
nghiệp. Sau đây ta sẽ đi vào tìm hiểu từng hoạt động cụ thể : mua hàng và dự trữ
hàng hoá. Trong phần 1.3.1 ta cũng đã nhắc đến khái niệm mua hàng nhng đó là
mua hàng với vai trò là một trong những bớc tiến hoá phát triển của hoạt động
cung ứng. Còn mua hàng trong phần 1.3.2 này mua hàng là một nội dung của hoạt
động cung ứng hàng hoá
a)Mua hàng
Thoả mãn
Không thoả mãn
Sơ đồ quy trình mua hàng
Quá trình mua hàng tiến hành theo quy trình đầu tiên là xác dịnh nhu cầu, sau đó
lựa chọn nhà cung cấp có thể thoả mãn nhu cầu đó, tiếp theo là tiến hành thơng l-
ợng nhằm đạt đợc những điều khoản có lợi nhất và tiến hành đặt hàng, kế tiếp là
theo dõi và thực hiện giao hàng, cuối cùng là đánh giá kết quả mua hàng. Nếu
thoả mãn ta sẽ lại bắt đầu lại từ bớc xác định nhu cầu, ngợc lại nếu cha thoả mãn
ta sẽ quay lại bớc lựa chọn nhà cung cấp, hay thơng lợng đặt hàng, hoặc theo dõi
và thực hiện giao hàng tuỳ vào nguyên nhân dẫn đến việc cha thoả mãn.
+Xác định nhu cầu :
7
Xác định nhu
cầu
Đánh giá kết quả
mua hàng
Lựa chọn nhà
cung cấp
Thơng lợng và
đặt hàng
Theo dõi và thực
hiện giao hàng
Xác định nhu cầu là bớc đầu tiên trong chuỗi các hoạt động trong quá trình mua
hàng. Việc có đảm bảo hàng hoá kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lợng, chất l-
ợng, chủng loại hay không, một phần lớn do việc tính toán xác định nhu cầu
quyết định.
Nhu cầu mua hàng đợc xác định trớc hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp trong kỳ kinh doanh.
Từ công thức cân đối :
M+Ddk=B+Dck
Ta có thể xác định nhu cầu mua hàng trong kỳ nh sau:
M=B+Dck-Ddk
Trong đó:
M:Lợng hàng cần mua vào trong kỳ
Ddk:Lợng hàng tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh
B:Lợng hàng bán ra theo kế hoạch của doanh nghiệp trong kỳ
Dck:Lợng hàng dự trữ cuối kỳ theo kế hoạch để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp
theo
Đó là nhu cầu của từng mặt hàng. Tổng lợng hàng mua vào sẽ là tổng lợng hàng
mua vào của các mặt hàng.
Trong các đại lợng trên xác định B lợng hàng bán ra theo kế hoạch là khó khăn
nhất vì bản thân nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục cả về số lợng hàng hoá,
chất lợng, chủng loại trong thị tr ờng các biến động về giá cả, các sản phẩm mới
ra đời, yếu tố cạnh tranh xảy ra th ờng xuyên liên tục càng làm nhu cầu của
khách hàng thay đổi nhanh và mạnh mẽ hơn. Để xác định mức kế hoạch cho gần
với mức tiêu thụ thực tế quả thật không hề đơn giản, nhất là các mặt hàng mỗi lần
mua với số lợng lớn, tiêu thụ trong thời gian dài.
+Lựa chọn nhà cung cấp
8
Đó là công việc tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng
hoá của doanh nghiệp và tiến hành phân tích khả năng đáp ứng nhu cầu của các
nhà cung cấp, từ đó sàng lọc tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất và quyết định ai là
nhà cung cấp chính để liên hệ chuẩn bị cho bớc tiếp theo là thơng lợng và đặt
hàng. Khi phân tích cần chú ý các mặt sau:
Khả năng tài chính
Những u đãi mà ta có thể nhận đợc
Uy tín của nhà cung cấp
Các dịch vụ sau bán
+Thơng lợng và đặt hàng
Đây là bớc rất quan trọng trong quá trình mua hàng, nó trực tiếp quyết định doanh
nghiệp sẽ nhận đợc gì và với chi phí ra sao cùng với các điều kiện u đãi về các mặt
khác.Trong giai đoạn này cần quan tâm đến các vấn đề sau:
Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đợc cung cấp về mẫu mã, chất lợng, các ph-
ơng tiện và phơng pháp kiểm tra.
Giá cả và sự giao động của giá cả khi giá cả thị trờng lúc giao hàng có biến động.
Hình thức thanh toán
Hình thức giao hàng
Cố gắng đạt đợc những điều kiện có lợi nhất cho doanh nghiệp là mục tiêu của
giai đoạn này. Sau khi đạt đợc sự thống nhất giữa các bên sẽ tiến hành ký hợp
đồng hay lập đơn đặt hàng theo các điều khoản đã thoả thuận .
+Theo dõi và thực hiện giao hàng
Việc giao nhận hàng hoá đợc thực hiện theo các điều khoản đã kí kết trong đơn
đặt hàng hay hợp đồng cung ứng, tuy nhiên cần đôn đốc thúc giục, theo dõi kiểm
tra quá trình thực hiện của nhà cung cấp để tránh các rủi ro có thể xảy ra cho cả
hai phía. Cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện
9
đúng các điều kiện đã thoả thuận và ký kết không. Nếu có sai phạm phải lập biên
bản về các trục trặc phát sinh để thông báo cho nhà cung cấp để cùng nhau giải
quyết xử lý. Nếu có những vi phạm tơng đối lớn không thể khắc phục, doanh
ngiệp có thể từ chối nhận hàng và yêu cầu bồi thờng theo hợp đồng. Sau khi ta đã
nhận hàng hoá từ các nhà cung cấp, đã có hàng hoá để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ
hàng hoá của doanh nghiệp có thể coi là đã hoàn tất một lần mua hàng tuy nhiên
không thể dừng lại ở bớc này mà cần tiến hành bớc tiếp theo đó là đánh giá kết
quả mua hàng.
+Đánh giá kết quả mua hàng
Đây là hoạt động thực hiện sau mỗi lần mua hàng nhằm làm rõ những thành công
cũng nh những hạn chế còn tồn tại và làm rõ nguyên nhân cũng nh biện pháp khắc
phục những vấn đề đó để những làn mua hàng sau đạt đợc những kết quả tốt hơn.
Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu của mua hàng đã đợc xác định nh chất
lợng, giá cả, số lợng Tuỳ từng thời điểm, từng loại hàng hoá mà các mục tiêu có
mức độ quan trọng khác nhau. Hoạt động này còn đo lờng sự đóng góp cũng nh
trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan.
b)Dự trữ
+Nhận hàng, phân loại, nhập kho
Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, hàng hoá đợc bàn giao cho bộ phận đảm
nhiệm nhiệm vụ dự trữ hàng hoá. ở đó hàng hoá đợc phân loại để tiện cho việc
bảo quản cấp phát.
+Bảo quản
Sau khi nhập kho hàng hoá đợc bảo quản trong các điều kiện thích hợp để đảm
bảo chất lợng không suy giảm cũng nh tránh hao hụt về số lợng.
+Theo dõi và cấp phát
Hàng hoá từ kho sẽ đợc cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu. Nhu cầu và mức độ
sử dụng, tiêu thụ hàng hoá của mối bộ phận trong doanh nghiệp luôn đợc theo dõi
10
để có kế hoạch cấp phát kịp thời đầy đủ tạo điều kiện để mỗi bộ phận hoàn thành
nhiêm vụ của mình một cách tốt nhất có thể.
1.4-Tầm quan trọng của cung ứng
Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp thì hoạt động cung ứng
là hoạt động không thể thiếu. Xã hội ngày càng phát triển thì vai trò của cung ứng
ngày càng phát triển thì vai trò của cung ứng càng thêm quan trọng. Hoạt động
cung ứng có ảnh hởng lớn đến chất lợng sản phẩm, chi phí và năng suất lao động
của doanh nghiệp. Giờ đây cung ứng đợc coi là vũ khí chiến lợc. Cung ứng tốt là
yếu tố quan trọng để nâng cao tính cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của tổ chức
trên thơng trờng. Khi hoạt động cung ứng của một doanh nghiệp thơng mại đạt đ-
ợc đúng chất lợng; đúng nhà cung cấp; đúng số lợng; đúng thời điểm; đúng giá;
đúng mức dự trữ tối u - đó chính là một sự đảm bảo khá chắc chắn cho sự thành
công của doanh nghiệp.
1.4.1-Cung ứng là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp
Mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều cần có các hoạt động sau:
*Sáng tạo : Đó là những ý tởng mới và khả năng sáng tạo không ngừng
*Tài chính : Việc thu hút vốn cũng nh việc quản lý nguồn vốn
*Nhân sự : Việc quản lý nguồn nhân lực
*Mua hàng : Thu mua hàng hoá, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, dịch vụ để
phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
*Sản xuất, chế biến : Tổ chức sản xuất chế biến nguyên vật liệu thành sản phẩm,
hay phân loại chia nhỏ, bao gói sản phẩm để sẵn sàng đ a vào tiêu dùng
*Phân phối : Tiếp nhận và bán các sản phẩm của doanh nghiệp
Dễ dàng nhận thấy mọi doanh nghiệp đều không thể tồn tại, phát triển nếu không
đợc cung cấp các yếu tố đầu vào nh hàng hoá, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,
dịch vụ đó là nhu cầu mà hoạt động cung ứng sẽ thoả mãn. Do đó cung ứng là
hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức.
11
1.4.2-Cung ứng là một nhân tố có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp
Mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là lợi nhuận, lợi nhuận cao và lợi nhuận
cao hơn nữa. Để có thể đạt đợc mục tiêu đó cần có 5 yếu tố thờng đợc gọi là 5M
bao gồm :
M1-Machines-Máy móc
M2-Manpower-Nhân lực
M3-Materials-Nguyên vật liệu
M4-Money-Tiền
M5-Management-Quản lý
Trong 5 yếu tố đó hoạt động cung ứng đã đảm bảo đến 2 yếu tố : máy móc thiết bị
và nguyên vật liệu. Nếu hoạt động cung ứng tốt có hiệu quả : cung cấp đầy đủ, kịp
thời hàng hoá, máy móc trang thiết bị, nguyên vật liệu với hàng hoá, máy móc
chất lợng tốt, công nghệ tiên tiến ,nguyên liệu tốt giá rẻ thì hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng với năng xuất
cao, tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp sản xuất có thể làm ra các sản phẩm đạt
chất lợng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu của ngời tiêu dùng, các doanh nghiệp
thơng mại giảm đơc chi phí đầu vào do có nguồn hàng tốt giá rẻ, ít hao hụt trong
quá trình dự trữ trên cơ sở đó giảm giá bán hay tăng mức dịch vụ đi kèm gia tăng
sức cạnh tranh tăng thị phần, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận
1.4.3-Cung ứng đóng vai trò ngời quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh từ bên
ngoài
Để có thể đáp ứng nhu cầu của mình về hàng hoá nguyên vật liệu, thiết bị máy
móc cho sản xuất doanh nghiệp có 2 lựa chọn :
Lựa chọn 1:Doanh nghiệp tự sản xuất
Lựa chọn 2:Doanh nghiệp thu mua đặt hàng từ bên ngoài
12
Cùng với sự chuyên môn hoá, phân công lao động xã hội đang phát triển không
ngừng thì lựa chọn 2 đang ngày càng trở nên quan trọng hơn. Nếu cung ứng làm
tốt chức năng của mình : cung cấp hàng hoá nguyên vật liệu đúng tên gọi và chất
lợng, đủ số lợng, kịp thời gian và với chi phi thấp thì kinh doanh sẽ tiến hành liên
tục nhịp nhàng, mang lại hiệu quả cao. Còn ngợc lại, tất nhiên kinh doanh sẽ bị
gián đoạn và hiệu quả thấp. Do vậy cung ứng chính là ngời điều phối sản xuất từ
bên ngoài.
Tóm lại cung ứng đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi doang nghiệp
nó giúp đảm bảo cho sản xuất tiến hành nhịp nhàng, liên tục, tạo điều kiện nâng
cao trình độ sản xuất kinh doanh, kích thích hoạt động sáng tạo, áp dụng các kỹ
thuật mới, tạo ra năng lực sản xuất kinh doanh mới, tạo điều kiện, nâng cao chất l-
ợng sản phẩm cũng nh chất lợng dịch vụ đi kèm, hạ giá sản phẩm, tăng sức cạnh
tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
2- Hiệu quả cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
2.1-Khái niệm về hiệu quả, hiệu quả hoạt động cung ứng hàng hoá trong doanh
nghiệp thơng mại
2.1.1-Hiệu quả
Khi nói đến hiệu quả ta có thể hiểu đó là một sự so sánh giữa kết quả đạt đợc theo
mục tiêu đã xác định với chi phí bỏ ra để đạt đợc kết quả đó.
Sự so sánh đó có thể là hiệu số giữa kết quả và chi phí. Đó là hiệu quả tuyệt đối.
Sự so sánh này cho ta thấy mức chênh lệch giữa kết quả và chi phí. Ta có công
thức :
HK=KQ-CP
Trong đó :
HK là hiệu quả tuyệt đối đạt đợc trong một thời kỳ nhất định
KQ là kết quả đạt đợc trong thời kỳ đó
13
CP là chi phí đã bỏ ra để có kết quả đó
Mức chênh lệch này càng lớn thì hiệu quả đạt đợc càng cao.
Hiệu quả tuyệt đối có u điểm nổi bật đó là dễ tính, đơn giản nhng nó cũng còn
nhiều hạn chế lớn nh :
-Không thể đánh giá chất lợng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
-Không có khả năng so sánh hiệu quả giữa các kỳ, các doanh nghiệp với nhau
-Không phản ánh đợc những năng lực tiềm năng để nâng cao hiệu quả
-Dễ đồng nhất hai phạm trù hiệu quả và kết quả
Sự so sánh này còn có thể tỷ số giữa kết quả và chi phí-đó là hiệu quả tơng đối.
Ta có công thức :
KQ
HK=
CP
Hiệu quả tính theo cách này tuy khá phức tạp, đòi hỏi phải có quan điểm thống
nhất khi lựa chọn hệ thống chỉ tiêu đo lờng và đánh giá hiệu quả nhng nó không
chỉ khắc phục đợc những khuyết điểm của hiệu quả tuyệt đối mà cón cho phép
phản ánh hiệu quả ở nhiều góc độc khác nhau cho phép tính tổng hợp toàn bộ chi
phí hoặc tính riêng cho từng yếu tố. Nó phản ánh sức sản xuất hay sức sinh lời của
các yếu tố đầu vào. Các mối quan hệ này có thể dùng để so sánh các thời kỳ, các
đơn vị với nhau và phản ánh mặt chất lợng của hoạt động kinh doanh. Với cách
này ta dễ dàng phân biệt đợc hiệu quả và kết quả.
Tóm lại dù tính theo cách nào kết quả mà doanh nghiệp đạt đợc theo hớng mục
tiêu trong hoạt động của mình càng lớn hơn chi phí bỏ ra bao nhiêu thì hiệu quả
càng cao bấy nhiêu.
Trên đây ta đang đề cập đến hiệu quả kinh tế, ngoài ra cũng không thể không
nhắc đến hiệu quả xã hội. Đó là đại lợng phản ánh mức độ thực hiện các mục tiêu
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét