Nghiên cứu về vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam

GVHD:   TÀI TT NGHIP
5 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
o Theo ma event.
a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ…
n, có th là ca nhc ngòai tri, các hi ch m
thc, hi ch công ngh, game, 
b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
 n là chính tr, khoa hc mang tính nghiên cu, ho
th c nhân s kin ra mt mt sn phm.
c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt.
c bing ngày l ln, tng kt cu tt niên, ng t
ch, 
d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng.
Nhm c yêu mn, lòng trung thành ca i vi sn phm, dch v, các công
ng t chc nh và ch mi các khách hàng thân
thit và khách hàng mn tham d. t hp vi vic
ra mt mt dòng sn phm mi hoc mn mi.
e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty.
ng t chc event theo lai này có 3 m
- Mt là: cch hàng, o.
- Hai là: quu.
- Ba là:  nhân viên trong công ty gp g, n kt ln nhau.
f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần
Các công ty t chc s kin, roadshow vi m yu là qung bá tên tui, u
công ty nhân d gii thiu sn phm mm gây s i vi tiêu dùng
mi lúc, m
ng, nhng s kin gii thiu sn phm mc 
gii trí, biu din.
GVHD:   TÀI TT NGHIP
6 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
Theo chủ thể làm event:
a. Làm event cho các t chc phi li nhun.
b. Làm event cho các t chc có li nhun.
- Event do ni b công ty t t chc.
Vào các dp l, k nim công ty hay s kin có quy mô nh, mt s công ty có th t ng ra t chc
các bui hi tho, hp mt, òai mng bá, cng thì còn có
nhng s kin vi m hc hi gn kt gia các cá nhân và o trong công
ty. ng có mi ph trách event. Công ty có th có phòng event riêng hoc ly ngun
nhân lc thuc b phn Marketing hay PR.
- Event do các công ty chuyên event t chc.
Nu công ty có ngun kinh phí ln,  m bo t chc s kin dit hiu qu
cao nht, ng thuê ngòai các công ty chuyên t chc s kin. Tùy thuc mi s
kin, mi mc g án, k hach thuê các dch v t chc
s kin thích h: dch v cho thuê mt bng, dch v PGs, PBs t chc s kin dch v MC, ca
 hat náo viên , hay dch v nhóm nhy, 
a, vi quy mô s kin rt ln, các công ty có nhu cu s thuê nhiu công ty chuyên t chc
s kin cùng m m bo thc hic mc u ca công ty.  có
nhiu công ty chuyên v mc t chc s kin s kt hp, h tr l thc hin.

1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện.






Hình thành concept
Thit k s kin
Lp k hach
Trin khai thc hin và giám sát
Tin hành t chc
Kt thúc

GVHD:   TÀI TT NGHIP
7 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
Hình 1: quy c t chc s kin
( Ngun: T Chc S Kin - -i hc Kinh T Quc Dân
Ch2: bn cht ca t chc hong s kin )
Bƣớc 1: hình thành concept
 Ma event: nh lai event, t chc cho phù hp.
 Mc tiêu: á hiu qu event.
 ng chính ca event.
 m.
 Thi gian din ra s kin.
 Ngân sách.
 c tính sn phm và dch v: tm khác bit thu hút khán gi.
ng (ch  cho s kin) còn ph thuôc nhiu vào yu t khác nt (regulation), khu
vc t chc (site choise), a khách hàng (client culture), ngun lc (resource), và
nhng v m t chc(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các k
xo, hiu c bit (audiovisual, special effects).
Bƣớc 2: thit k s kin (vit proposal)
Trong mt thi gian ngn phi thit k mn ho. Không ch n là
nhim v lng tên ca công ty lên tng sn phm mà phi làm sao cho sn phm c sng trong
s ng ca khách hàng.
- Bn thit k s kii dng word hoc power point.
- Th hin ni dung, ng v  ng thi kèm bng báo giá.
i vi mt event, an quan trng nht, to s khác bit gia các công
ty event vi nhau. ng hay vm bo s thành công ca event bi còn ph
thuc nhiu vào khâu t chc.
Nội dung chính thường gồm:
GVHD:   TÀI TT NGHIP
8 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
- Nn tng, m nên nêu tng quát và c cái h cn.
- ng phát tho mt cách tng quan v 
- Thit k: nên có các thit k hoc hình nh minh ha cho bn thit k s kin , không cn quá
chi ti th ng ca bn.
- Tính thc thi c l, form mu cn thi càng chi tit s càng
thit phc.
Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:
- Mc tiêu: khác vi mlà lý do làm event, mng nh tính hóa nhng
gì cc thông qua event.
- Mô t m d kin t chc: , mt bng, 
-  m bo s i tham gia, m bo vic tài tr.
- K hach PR, qung cáo, tuyên truyn cho event.
- Cu trúc nhân s nhóm là event.
- Kinh phí d kin.
- Bn cung cc nhng gì cho khách hàng thông qua event. Ti sao h nên chn agency
ca bn.
Bước 3: lp k hach
 thc hin event thành công, ta s c li v t ngày thc hin event, (ngày thc
hin là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 c t c cn thc
hin, ta t chc nhân s và t chc thc hin-giám sát các hó mt cách chi tit nht. K
hach càng chi tit thì vic t chc, thc hin và giám sát càng thun tin.
m n ung, quà tng




i k thut
i t chc
i trang trí
i hu cn
i F&B
GVHD:   TÀI TT NGHIP
9 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy


Thit k sp xp Tin tài tr, tin vé



Báo chí, khách mi N
trình, i biu din

Giy phép, in n
Hình 2:mô hình t chc nhân s cho mt event
(Ngun: T Chc S Kin - - i hc Kinh T Quc Dân
 toán ngân sách và lp k hoch t chc s kin )
Gi nhân s:
- i k thui t chi trang trí: 3 nhóm này s kt hp vi nhau lo trang trí toàn b
sân khu, nhu power point, ánh sáng sân khi k
thu i trang trí s c thuê t các công ty chuyên cung cp âm thanh, ánh sáng cho các
 s lo toàn b khâu trang trí sân khi t chc s
qun lý vic trang trí, dàn dng cho sân khu , trình chiu power point.
- i hu ci F& B: lo toàn b vt dng phc cho PG,
PB, quà tc ung, tht trong quá trình din ra s kin.
- i giao t ngoi giao: s lo liên lc vi các nhà báo mi h n tham d ng
thi liên lc v t PR cho cVà gii thích tt c
các v thc mc cu h. N t chc thì do công ty event
m nhim toàn b công vic giao t, còn nc làm cho khách hàng thì công vic
này s do hai bên cùng kt hp.
u hành


i giao t
i ngai

i tài chính
i thu ngân


i hành chính , giy t
GVHD:   TÀI TT NGHIP
10 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
- i hành chính giy t: s lo toàn b các th tc pháp lý, giy t xin công
  S v giy phép t ch    bn quyn s dng nhc ca các nh  thuê mt
b  di honh sn trong n
 ra.
- i quu hành toàn b c
hii qui nm ht toàn b ti công vin ra
t vic nhn thông tin t  có thip can thip kp thi gii quyt các tình hung xu có th
xy ra.
Nhng hng mc thng có trong mt bng k hach :
Nhng công vic cn làm: k hach tài chính, k hach truyn thông, k hach t chc (chun b 
s vt cht, công tác logistis, k hach biu din, v an ninh, ngai giao, các th t
tùy vào tng event mà có k hach có danh sách nhng vic cn làm khác nhau.
Bng phân công công vic, i chu trách nhim chính cho tng công vic, hay nói cách khác 
là khâu t chc nhân s  chy event .
Bước 4: trin khai công tác thc hin và giám sát.
 Lúc này mi s thc hin công vic theo k hach và có s giám sát ca ng b
phn
 Liên h chc ch vi tác bên ngòai (công ty cho thuê dng c, thit b, dch v vn
chuyn, các lc ng biu di
 T chc các cuc hnh k vi nhng ngi tham gia t chc s ki m bo rng các
công vin khai.
Bước 5: tin hành t chc
 c khi din ra event chính thc s có mt bui chy th, ng s dic ngày t
chc. u này giúp công tác phi hp gia các b phn suông s và có hiu qu  m ri ro
c
 ng b phn s u phi nhân lc theo công vic phân công. Nhng lúc có
phát sinh ngòai d kin, mi s cùng tp hp l cùng gii qyt ti ch.
GVHD:   TÀI TT NGHIP
11 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
Bước 6: kt thúc.
Dn d chc (cleaning), sa li các vt d dng(repair), thanh toán hng cho
các nhà cung cp (contract acquittal), bo qun 
Bước 7: 
Sau khi event kt thúc, mi b phn s báo cáo ghi li nhng thiu sót v quá trình chun b, quá
trình din ra và quá trình k cùng nhau rút kinh nghim cho nhng s kin sau.

II. Tình Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam.
2.1. Tình hình chung và những cột mốc về event.
2.1.1 Tình hình chung
T khi Vit Nam chuyu kinh t sang nn kinh t th ng, s  b  t ca các nhãn
hiu ln kéo theo s phát trin ca ngành qung cáo và tip th thì nhu cu truyn thông ca các
doanh nghip ngày  Kt qu khc thc hia công ty nghiên cu th
ng FTA ( là công ty nghiên cu chuyên nghic hình thành t c nghiên cu, giám
c tip thc fieldword tng tu nghip  c ngoài, tng làm vic cho các công ty nghiên
cu th ng và các công ty sn xu        
UNILEVER, LAVIE, NFO. T c ca ESOMAR là hip hi
các công ty nghiên cu th ng chuyên nghip th gii vi chun chng ICC/ESOMAR) cho
thy t chc s kin là mt công c c s dng ph bin ch ng sau qung cáo và
nghiên cu th ng.
Ti Vit Nam, s ng các công ty chuyên v t chc s kin ngày càng nhiu. Ch riêng ti
thành ph H Chí Minh s ng công ty qung cáo, t chc s kin và t chc biu din 
n mc 5000 công ty. Tuy nhiên ch có khang 250 công ty tht s c hiu
qu trong kinh doanh và có danh ting, n hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event,
Big Solution.
ng công ty chuyên t chc s kip t nhng công ty qung cáo
t phát trin theo cp s nhân.
GVHD:   TÀI TT NGHIP
12 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
c t chc s kin  Vit Nam tng lo bài bn, chính quy mà
ch yu là hc v s thành bi ca mi event và t i ca khách hàng. Tuy nhiên, gn
  t s trung tâm chuyên t ch o v PR và t chc s kin mt cách chuyên
nghip. Hy vng trong m không xa, các hang t chc s kin  Vit Nam s chuyên
nghip và có mc ti
Ngun: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx
Mt vài hình nh v các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution.



- Pro event : là công ty chuyên v t chc các bui hòa nhc, l hi, s kin ca công ty, hay
các s kic bit. Hin ti công ty có tng cng 7 chi nhánh, bên cp
các thit b u sáng cho các s kin quang trng.
- Công ty Le Bros: c thành lp t tháng 9/2002 vi s tham gia co
ch cht ca HQ Vision. Le Bros hin n thành mt trong nhng công ty qung cáo, PR và
t chc s kiu Vit Nam. Khách hàng ca Le Bros bao gm nhiu tc gia,
các doanh nghip Vit Nam ln, các t chc quc tc và nhin
thông. Kinh nghim ca Le Bros bao trùm nhic kinh t khác nhau, t d n vin
thông, t ô tô - n t; t ngân hàng, tài chính, bo hin truyn thôn; t hàng
xa x 
Le Bros còn khnh v th u
c t chc s kin và truyn thông
cho các show thc bi
cp Fashion Show .
- Công ty Cool Eng t chc mt s show di Trm
ng h phong trào vì nn nhân chc màu da cam do báo Tui Tr, NVH Sinh Viên TP.HCM và
công ty Cool Events t chc hi ng cm hn.
GVHD:   TÀI TT NGHIP
13 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
- Công ty Big Solution: cung cp tt c các dch v n qung cáo, thit k  ha





Thit k  ho là mng thit k logo, maquette, brochure, t 
2.1.2 Những cột mốc về event
-   cuc thi ting hát truyn hình ln th nh     ruyn Hình
TP.HCM t chc,  th c xem là event lu tiên ti Vit Nam.
-  t Nam ln 1 do báo Thanh Niên t chc là event
ln th 2 ti Vit Nam,  thin khang 70% các khâu t chc, t nn móng
cho ngh event và các hat ng liên quan.
-  1998, 2003, 2004, 2006 liên tip chng kin s phát trin và hòan thin không
ngng ca ngh at ng liên quan (hp báo, ra mt sn phm mi )  ra
mt nhà máy Cocacola Vit Nam, s xut hin ca các nhân vt ni ti  c Hu,
Beckham, Birain), event ra mt Ford Focus (mô hình Ford Focus bay) tu quân khu 7.
- G có th k n s kin t chu quân khu
7 cho nhãn hàng Clearmen, s kit thu hút gii tr do s kt ha cuc thi tâng
bóng ngh thut free style vi show nhc rock hòanh tráng.
ngun: http://f-event.com.vn/f@rum/showthread.php?t=1025

2.2. Xu hƣớng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
 ng dùng t chc s kit công c marketing cho doanh nghip.
GVHD:   TÀI TT NGHIP
14 / 61
SVTH: H Th Thanh Thy
T chc s kin nhm gii thiu các sn phm và dch v mi là mt hng không th thiu
i vi doanh nghip ngày nay. t công vic rt quan tri vi các công ty vì s kin
mang h n vi công chúng mt cách nhanh, hiu qu nht và nói lên h là ai.
Ngày càng có nhiu công ty tìm kim nhà cung cp dch v chuyên nghip, bi h n ra vic t
chc s ki sc quan trng. Nh s h tr ca nhà cung cp dch v, các công ty có
th tip cn khách hàng mt cách hiu qu nh-mt công ty dch v truyn thông
trn gói chuyên v quan h công chúng và qung bá u, t chc event cho bit ngành t
chc s ki t phát trin ti Vit Nam, u này mang li nhii chn l 
nhng doanh nghi tìm nhà cung cp dch v t chc s kin. Tuy vy,
ch có mt s công ty có b dày kinh nghim và tc thg hiu qua mt s s kin có tm và
 li du n. S phát trin ca ngành này trong nhng góp phn to nên bc
tranh marketing ti Vit Nhòan thia hn s sm cho ra i mt
ngân hàng ng v t chc s kin ti Vit Nam.
 ng t chc s kin mang phong cách riêng th hin s và sáng to ca tng
doanh nghip.
N n các tin ti ngày càng nhiu trên các kênh báo chí, i ta s khó mà b qua
n các công ty vi nhng s kin, nhng bui biu ding ph, diu hành xe,
trimi  u có th c s chú ý ca h chính là cách tip cc
a nhng công ty này.
ng mi nht hin nay là t chc event có ch . Các ch  này
c thu thp t các n c chn lc li thành mt b cc tng th cho
event và to nên s khác bit, vi tính thm m, sáng to cao.
Mm bo giá tr gii trí lmi và m l
công ty trong vi nhn bit thu,  am hiu ca sn phm và thm chí thu hút
c mt th h khách hàng ti. 
nhu cn các nhà t chc chuyên nghip có kinh nghim t chc, bit cách tip cn
khách hàng theo ki, hiu bit v vic la chn nhân vi din thích h
u qu ca event.

Xem chi tiết: Nghiên cứu về vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam