Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
các văn bản dưới Luật và Nghị Quyết chỉ đạo sự phát triển Kinh tế - Xã hội,
Quốc Phòng – An ninh trên địa bàn Huyện.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND Huyện là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương với
chức năng nhiệm vụ quyền hạn như sau:
Triển khai và thực hiện các Chỉ thị, Nghị Quyết của Đảng,Pháp Luật
của Nhà nước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, quy
hoạch và xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh ở
địa phương.
3. Cơ cấu tổ chức.
UBND huyện Vĩnh Tường hoạt động trên cơ sở luật tổ chức HĐND-
UBND ban hành ngày 26-11-2003 và quy chế hoạt động của UBND huyện. Để
hoàn thành tốt các chức năng nhiệm vụ của mình ,UBND huyện Vĩnh Tường
đã xắp xếp tổ chức bộ máy làm việc của mình như sau:
UBND huyện Vĩnh Tường có 01 chủ tịch , 02 phó chủ tịch và 4 thành
viên UBND huyện, phòng ban có 13 phòng chuyên môn như sau:
-Văn phòng HĐND và UBND
- Phòng Nội Vụ- Lao động- Thương binh và xã hội
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Thanh tra huyện
- Phòng Kinh tế
- Phòng Tư pháp
- Phòng Hạ tầng kinh tế
- Phòng Văn hoá-Thông tin & thể thao
- Phòng Giáo dục
- UB Dân số Gia đình & trẻ em
- Phòng Y tế
- Phòng Tài nguyên Môi trường
- Phòng Dân tộc & Tôn giáo
5
5
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
UBND huyện Vĩnh Tường ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế.
Hiện nay UBND huyện các cán bộ đến đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao
đẳng, Đại học trở lên.
(Sơ đồ phần phụ lục số 3)
III - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG
Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là
nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan
hệ bên ngoài. Do đó văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực
hiện tốt chức năng mhiệm vụ được giao.
1. Chức năng của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường.
Văn phòng HĐND –UBND là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ
tổng cho mọi hoạt động điều hành của HĐND- UBND huyện trong việc quản
lý Nhà nước. Văn phòng UBND huyện có 2 chức năng sau:
- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện được tập chung thống nhất.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên liên tục và có hiệu quả.
- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ
đảm bảo an toàn hiệu quả.
2. Nhiệm vụ.
a. Tham mưu tổ hợp
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về
hoạt đông của HĐND và UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên bản các
kỳ họp của HĐND và UBND huyện, phối hợp cùng các ngành chức nắng soạn
thảo và hoàn chỉnh các đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và
UBND huyện để ban hành. Thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND
và UBND, Chủ tịch UBND.
6
6
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các đề
án được phân công để trình cấp có thẩm quyền. Tổ chức thực hiện truyền đạt
của cấp trên của HĐND và UBND huyện đến các ngành , các cấp và đôn đốc
thực hiện.
- Thường xuyên cung cấp và sử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
cho công tác của lãnh đạo của HĐND và UBNDhuyện, giúp lãnh dạo cơ quan
thực hiện các chế độ thông tin báo các lên cấp trên.
- Thực hiện tốt mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịch
UBND với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND,
TMTQ và các đoàn thể nhân dân huyện.
b. Công tác hành chính tổ chức .
- Tổ chức, công tác quản lí Văn thư( công văn , giấy tờ ,tài liệu ) và lưu
hồ sơ của cơ quan theo qui định của nhà nước.
c. Công tác quản trị tài vụ
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho
lãnh đạo và cán bộ của cơ quan.
- Quản lí tài sản công dân , ngân sách của cơ quan theo chế độ về tài
chính nhà nước.
- Các hoạt động dịch vụ công : Lễ tân, nhà khách , ô tô, điện thoại
3. Cơ cấu tổ chức .
Văn phòng UBND huyện là đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn
phòng là cầu nối giữa UBDN với các phòng , Ban và các xã , thị trấn thuộc
huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phong UBND là nơi tổng hơpk
thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các công
việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong Huyện.
Văn phòngUBND huyện VĨnh Tường có 26 cán bộ trong đó có 19 cán
bộvào biên chế và 07 cán bộ làm hợp đồng. Các cán bộ đều có trình độ chuyên
môn cao và phẩm chất chính trị tốt.
7
7
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
CHƯƠNG II. CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ VÀ QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nha f nước kết quả của
tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề
của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với
toàn xã hội.
Công tác Văn thư tại phòng UBND huyện Vĩnh tường đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn
bản.
- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích
quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng
UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,
đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở
dịa phương , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo,
giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này .
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Huyện ban
hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban
hành các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên
8
8
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
trách lĩnh vực này. Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư Văn phòng Uỷ
ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên
môn ở cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân
huyện vào cuối mỗi năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng
kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện , đề ra phương
hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào
hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan .
- Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện
đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được
vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho
Cán bộ Văn thư nhiều hơn.
2. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệpvụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .
Tại UBND huyện Vĩnh Tường , công tác soạn thảo , ban hành Văn bản
được tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. Văn bản được
ban hành đúng đảm bảo đúng qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý
cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định
của Nhà nước.
a. Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo –Ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận.
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó
chủ tịch UBND Huyện ký ban hành.
9
9
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
Sau khi ký vâưn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.
Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh
số, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn
bản đi ” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn
bản đi một cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại hai bản.
01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo
01 bản lưu ở bộ phận Văn thư
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản
lí Văn bản, tài liệu. Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lien
quan đến Văn bản.
Thẩm quyền ban hành : UBND huyện vĩnh Tường có thẩm quyền ban
hành các Văn bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy
mời các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực
pháp lý.
b. Thể thức văn bản:
Thể thức Văn bản là những yếu tố thông tin cần thẻ hiện ở một Văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND huyện Vĩnh Tường tôi thấy thể thức Văn
bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của Văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm,
dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân,
từ đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do-Hạnh phúc”
10
10
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết bằng
phông chữ VntimeH cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân ở 2/3 dòng
cuối.
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốc
hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.
“ Vĩnh Tường, ngày tháng năm ”
Số và ký hiệu của văn bản: Số của Văn bản là số thứ tự Văn bản ban
hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm .
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành , số và ký
hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản . Số văn bản được trình bày
bằng phông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:
“Số: 01/QĐ-UBND”
Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày
tháng năm ban hành Văn bản. Tên loại được trình bày bằngphông chữ
VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm. Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn
gọn ở dưới phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm
QUYẾT ĐỊNH
V/v Bổ nhiệm cán bộ
Nội dung văn bản trình bày dười tên loại và trích yếu nội dung , nội
dung văn bản cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu.
Thể thức đề ký và chữ kỹ được trình bày ở dưới nội dung góc bên phải
của Văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13.
Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của Văn bản dấu
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái . Dấu đóng rõ ràng , đúng
chiều.
Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến , nơi
nhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của Văn bản , trình bày bằng
phông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm .
11
11
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
• Nhận xét : Qua khảo sát thực tế tôi thấy thể thức của
Văn bản UBND huyện Vĩnh Tường trình bày theo đúng
thể thức Văn bản do Nhà nước quy định . Văn bản ban
hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.
• Ví dụ : Quyết định của UBND huyện Vĩnh Tường có thể
như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN VĨNH TƯỜNG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
________________
____________________
Số: 20/QĐ-UBND Vĩnh tường , ngày tháng năm 2006
QUYẾT ĐỊNH
V/v Bổ nhiệm cán bộ
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG
Căn cứ ;
Căn cứ ;
Theo đề nghị ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay bổ nhiệm ông
Điều 2. Nhiệm vụ
Điều 3. Ông :
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận :
-Như điều 3: CHỦ TỊCH
-Lưu VT. (đã ký)
Hàng năm số lượng Văn bản được ban hành ở UBND huyện như sau:
Năm Quyết định Chỉ thị Côngvăn Báo cáo
2004 1.252 08 198 79
2005 2.038 07 240 99
2006 1.474 12 282 111
Ngoài ra ba năm trên còn ban hành rất nhiều Văn bản khác như giấy
mời, giấy giới thiệu
12
12
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
3.Quản lí văn bản
3.1 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là Văn bản , tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại
UBND huyện Vĩnh Tường có các loại Văn bản , tài liệu gửi như Quyết định ,
Chỉ thị , Công văn
Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND huyện Vĩnh Tường Văn
bản hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ
chức rất tốt , đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ
chức tốt ở tất cả các khâu.
a. Đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND huyện
Vĩnh Tường đã trang bị 02 máy tính và một máy in . Cơ quan cũng đã có một
nhân viên đánh máy chuyên trách . Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh
máy riêng.
Nhân viên đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại
bản thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy
nguyên Văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy
xong và kiểm tra chặt chẽư về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi
đến các phòng ban (đối với văn bản ban hanh nội bộ ) và gửi đi các cơ quan
khác (đối với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ).
Nhận xét:
+ Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại
UBND huyện Vĩnh Tường được tiến hành tương đối đúng quy trình .
+Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ
giấy theo qui định của Nhà nước.
Lề trên 2.5 cm Lề dưới 2.5cm
Lề trái 3,5cm Lề phải 2cm
Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của Văn bản đánh máy.
b. Trình ký
13
13
Báo cáo th c t p t t nghi pự ậ ố ệ
+Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu
lực pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội
dung chặt chẽ.
Tại UBND huyện Vĩnh Tường việc ký văn bản được tiến hành theo
nguyên Văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thi Chánh Văn phòng kiểm tra
vể thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên
Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế
hoạt động của cơ quan.
Nhận xét:
UBND huyện Vĩnh Tường bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy
định về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký Văn
bản nên đã giúp cho Chánh Văn phòng sắp xếp Văn bản cần trình ký một cách
nhanh chóng , trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho Văn bản được ban
hành đúng quy định .
c. Công tác đóng dấu Văn bản :
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành .
Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND huyện
Vĩnh Tường được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng
dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng
thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký .
UBND huyện Vĩnh tường sử dụng các loại dấu sau:
-Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND
-Dấu văn phòng
-Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên
phó chủ tịch
-Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc
*Nhận xét:
14
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét