www.gemmind.com 1
GemMind Corp
HIỆU QUẢ CỦA
HỆ THỐNG ceo5SAVE
www.gemmind.com 2
I. Làm sao để trao đổi thông tin, quản lý công việc đơn giản mà hiệu quả?
II. Làm sao để thủ tục hành chánh nhanh chóng và tiết kiệm?
III. Làm sao để xây dựng văn hóa công ty?
IV. Mọi người có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi ngay cả đi công tác xa?
BỐN VẤN ĐỀ LỚN
www.gemmind.com 3
E-Office vận hành tốt sẽ giúp Ban
Lãnh đạo Cty:
Giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con
người và tài sản.
Giảm áp lực những công việc sự vụ hàng ngày để dành thời
gian cho những vấn đề quan trọng khác trong Công ty.
Chuyên nghiệp trong quản lý điều hành, cụ thể:
•
Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học, chứ
không phải thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm & trực
giác).
•
Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế & quy chế chứ
không phải thuần túy dựa vào lòng tin.
www.gemmind.com 4
E-Office
Quản lý hiệu quả công việc
Quản lý nhân viên tốt hơn về tổ chức công việc, thời gian và
hiệu quả từng công việc được giao
Giảm các khoản chi phí không cần thiết
Doanh số tăng và không bị mất khách hàng
Năng cao kỹ năng phối hợp giữa các phòng ban và nhân viên
Phân tích công việc và đánh giá hiệu quả làm việc
Quản lý tập trung hồ sơ, files lưu trữ, hợp đồng Cũng như
công việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh chóng và hiệu quả
Quản lý ở bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu
www.gemmind.com 5
E-Office
Quản lý hồ sơ tập trung
Chia sẻ tài liệu trực tuyến dễ dàng giữa các cá nhân, giữa các nhân
viên trong phòng, giữa các nhân viên trong công ty.
Lưu trữ tài liệu theo nhiều tiêu chí để quản lý và tìm nhanh chóng
bằng phần mềm
Gởi thông tin đến nhân viên, phòng ban nhanh chóng (Policies,
Guilde )
Public tài liệu thư viện, training, studies.
Chia sẻ tài liệu với khách hàng, đối tác
Tiết kiệm thời gian và lãng phí chi phí in ấn, giấy trong công ty.
Quản lý tập trung data trong công ty
www.gemmind.com 6
Quản lý hồ sơ tập trung
Công ty và đối tác của công ty cần trao đổi tài liệu và
chia sẽ tài liệu thông tin tập trung trực tuyến trên Host.
Biết được nhân viên đang trực tuyến và login (Vào công
ty) vào giờ nào.
Chia sẻ hình ảnh hoạt động của công ty tập trung và
dễ dàng.
Có thể Zip, Rar files trước khi đưa lên, chỉ được tải về
khi có User account của công ty
Tổ chức cây thư mục (Folder) và phân quyền Folder cho
User truy cập vào dễ dàng.
www.gemmind.com 7
HTKSNB Giảm tối đa
Giảm Chi phí giấy tờ, in ấn, điện thoại hàng tháng
Giảm Thời gian để xem báo cáo và kế hoạch công việc
của nhân viên
Giảm Thời gian để giám sát nhân viên làm việc hằng
ngày
Giảm Thời gian để đào tạo cho nhân viên mới về công
việc sau khi tuyển dụng
Giảm Thời gian để chờ đợi nhân viên thực hiện lại công
việc khi không đáp ứng được yêu cầu đã giao.
Giảm Thời gian để tìm kiếm lại những hồ sơ tài liệu
được đặt rải rác trên nhiều máy tính
www.gemmind.com 8
HTKSNB Giảm tối đa (TT)
Giảm Thời gian tim kiếm những thông tin, kinh nghiệm,
giải pháp mà bạn đã đọc được trên Internet mà đã lưu
vào đâu đó không tìm lại được khi cần đến.
Giảm Thời gian để đi tìm những kinh nghiệm, giải pháp
trong khi nó đang được nắm giữ bởi một thành viên
ngay chính trong nội bộ của bạn.
Khi sử dụng phần mềm “
W-WORKING
”: sẽ
tăng hiệu
suất tối thiểu 20%/ngày/nhân viên = 1.6h/ ngày
www.gemmind.com 9
Vậy HTKSNBDN
được diễn đạt như thế nào?
“ Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong
doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy
chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm
giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không
đạt được mục tiêu của mình”
www.gemmind.com 10
Quy chế quản lý
“ Tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền
ban hành và yêu cầu một cá nhân, một
nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận
trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp
phải tuân theo, nhằm cùng với doanh
nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”
www.gemmind.com 11
Quy chế quản lý
Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, Ban
lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằm thực
thi các cơ chế kiểm soát này
Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa
gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/thủ tục
kiểm soát
Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm
soát đã được “luật hoá”
www.gemmind.com 12
Quy chế quản lý
Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của DN được
chia làm 3 loại :
Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN)
=> Ví dụ : bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm…
Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận,
chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý…)
=> VD : quy chế tổ chức & hoạt động P. Kinh doanh,…
Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế
cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp)
=> VD : quy chế bán hàng, quy chế tiền lương…
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét